Штатное расписание является важным инструментом для организации работы любого предприятия или организации. Оно позволяет структурировать обязанности и ответственности сотрудников и оптимизировать рабочий процесс. Однако, с течением времени в организации может возникнуть необходимость создать новую единицу штатного расписания. Это может быть связано с увеличением объема работ, внесением изменений в корпоративную структуру или появлением новых направлений деятельности.
Процесс создания новой единицы штатного расписания требует внимательного анализа, планирования и координации. Во-первых, необходимо определить цели и задачи данной единицы, а также функции, которые она будет выполнять. Важно учесть, что новая единица штатного расписания должна быть логически связана с общей структурой организации и соответствовать ее стратегическим целям и задачам.
Далее следует провести анализ рынка труда и определить квалификационные требования новой должности. Это поможет определить профиль кандидата, который будет лучше всего соответствовать требованиям и обязанностям данной должности. Затем необходимо разработать должностную инструкцию, в которой будут четко описаны обязанности, права и ответственность сотрудника, занимающего данную должность.
Шаг 1: Изучение текущего штатного расписания
Перед созданием новой единицы штатного расписания необходимо тщательно изучить текущее штатное расписание вашей организации. Важно понять, как оно устроено, какие сотрудники заняты на каких должностях, какие функции они выполняют и какой рабочий график установлен для каждой единицы штатного расписания.
Для более полного понимания текущего штатного расписания рекомендуется:
- Изучить документацию организации, в которой содержится информация о штатном расписании.
- Провести беседы с руководителями отделов или другими ответственными лицами, чтобы получить подробную информацию о текущей структуре штатного расписания и разъяснить непонятные моменты.
- Ознакомиться с обязанностями и задачами, возложенными на каждую должность в штатном расписании.
- Проанализировать загруженность сотрудников, выявить возможные перекрытия в работе или недостаток исполнителей на некоторых должностях.
Понимание текущего штатного расписания позволит более эффективно создать новую единицу штатного расписания, учитывая имеющиеся ресурсы и потребности организации.
Шаг 2: Определение потребностей и целевых задач
После установления необходимости создания новой единицы штатного расписания важно определить потребности и целевые задачи этой единицы. Это поможет более точно определить требования к персоналу и функционалу новой единицы.
Для определения потребностей и целевых задач можно использовать следующие методы и инструменты:
| Анализ рынка и конкурентов | Позволяет определить, какие услуги или продукты предлагаются на рынке и как можно отличиться от конкурентов. |
| Сбор обратной связи | Позволяет получить мнение и предложения от текущих клиентов или пользователей, что поможет определить их потребности и ожидания. |
| Опросы и исследования | Позволяют собрать качественную и количественную информацию о потребностях и предпочтениях целевой аудитории. |
| Анализ текущих бизнес-процессов | Позволяет определить, какие задачи выполняются сейчас и как их можно оптимизировать с помощью новой единицы штатного расписания. |
| Обсуждение и консультации | Проведение встреч и обсуждений с ключевыми заинтересованными сторонами поможет выявить важные потребности и задачи. |
В результате анализа и сбора информации можно сформулировать конкретные потребности и целевые задачи новой единицы штатного расписания, которые станут основой для разработки более подробного плана действий.
Шаг 3: Анализ компетенций и навыков
В начале анализа необходимо выделить основные функциональные обязанности и задачи, которые должен будет выполнять человек на данной позиции. Затем следует проанализировать, какие компетенции и навыки потребуются для эффективного выполнения этих задач.
Компетенции могут включать в себя различные аспекты, такие как знания, навыки, опыт работы, эмоциональный интеллект и т.д. Навыки могут быть техническими (например, знание определенного программного обеспечения) или межличностными (например, коммуникативные навыки).
При анализе компетенций и навыков следует учитывать не только текущие потребности и требования, но и возможные изменения в деятельности компании в будущем. Иногда бывает полезно провести интервью с текущими сотрудниками этой должности, чтобы получить дополнительную информацию о требованиях к компетенциям и навыкам.
Итак, основной целью анализа является определение списка компетенций и навыков, необходимых кандидату для успешной работы на данной позиции. Этот список будет использоваться при разработке профиля вакансии и проведении отбора соискателей.
Шаг 4: Определение необходимых ресурсов
Перед тем как приступить к созданию новой единицы штатного расписания, необходимо определить все необходимые ресурсы, которые понадобятся для ее функционирования. Это поможет обеспечить правильное планирование и распределение ресурсов, а также исключить возможные проблемы и нехватку необходимого оборудования или персонала.
Важно учесть следующие ресурсы:
- Персонал: Определите, сколько сотрудников будет необходимо для работы новой единицы штатного расписания. Учтите, что это может включать как постоянных сотрудников, так и временных работников, а также необходимость обучения и повышения квалификации персонала.
- Оборудование и инструменты: Определите все необходимое оборудование и инструменты, которые потребуются для работы новой единицы штатного расписания. Это может включать компьютеры, принтеры, программное обеспечение, специализированные инструменты и технику.
- Пространство: Убедитесь, что у вас есть достаточное пространство для размещения новой единицы штатного расписания. Рассмотрите возможность аренды или перестройки помещений, если это необходимо.
- Финансы: Определите бюджет, который будет выделен на создание и поддержание новой единицы штатного расписания. Учтите все расходы, включая зарплаты сотрудников, аренду помещений, оборудование, расходы на обслуживание и обучение персонала.
Тщательное определение всех необходимых ресурсов поможет вам эффективно планировать и управлять новой единицей штатного расписания, а также обеспечить ее успешное функционирование.
Шаг 5: Создание профиля должности
Для начала определите название должности и укажите его в поле «Название должности» в форме создания новой единицы штатного расписания. Подумайте о наиболее подходящем и информативном названии, которое отражает основные задачи и ответственность данной должности.
Далее следует описание основных обязанностей, которые будет выполнять сотрудник на данной должности. Укажите основные функции и задачи, которые будут входить в его рабочий процесс. Постарайтесь быть конкретными и указать все важные моменты.
Также необходимо указать требования к кандидату на данную должность. Это могут быть определенные навыки, знания, опыт работы или образование. Чем подробнее будет указаны требования, тем точнее будет определяться круг подходящих кандидатов.
Не забудьте указать желаемые качества соискателя, такие как коммуникабельность, ответственность, умение работать в команде и другие.
После заполнения всех необходимых полей, проверьте информацию на корректность и сохраните профиль должности. Теперь вы создали новую единицу штатного расписания со всеми необходимыми данными.
Поздравляем! Теперь вы можете использовать созданный профиль должности для поиска подходящих кандидатов и назначения на вакантную должность.
Шаг 6: Описание обязанностей и требований
При создании новой единицы штатного расписания необходимо ясно определить обязанности, которые должны выполняться сотрудником на данной должности, а также установить требования, которым должен соответствовать кандидат в сотрудники для успешного выполнения данных обязанностей.
Для составления описания обязанностей выполните следующий алгоритм:
- Изучите работу сотрудника на данной должности, проведите интервью с текущими сотрудниками, обсудите с руководителем отдела или компании;
- Определите основные функции, задачи и ответственность сотрудника на данной должности;
- Разделите эти функции и задачи на основные и вспомогательные;
- Опишите каждую функцию и задачу в отдельном пункте, укажите детали и дополнительные инструкции;
- Установите требования к кандидату для успешного выполнения обязанностей, укажите необходимый уровень образования, опыт работы, профессиональные навыки;
- Опубликуйте описание обязанностей и требований внутри компании, используя системы электронного документооборота или в сообществе сотрудников.
Создание четкого и подробного описания обязанностей и требований позволит сотрудникам правильно формировать и проводить процесс подбора персонала, а также позволит новому сотруднику сразу понять, какие задачи ему предстоит выполнять и на каких требованиях он должен соответствовать. Это поможет более эффективно организовать работу внутри компании и достичь поставленных целей.
Шаг 7: Утверждение новой единицы штатного расписания
После того как новая единица штатного расписания была создана и проверена на всех предыдущих этапах, она должна быть утверждена перед тем, как будет введена в действие. В этом разделе мы рассмотрим шаги для утверждения новой единицы штатного расписания.
- Соберите необходимые документы. Это могут быть все документы, связанные с созданием и проверкой новой единицы штатного расписания, такие как заявления сотрудников, согласования вышестоящих руководителей и т.д.
- Составьте пакет документов для утверждения. Включите в него все необходимые документы, подготовленные на предыдущих этапах, а также форму утверждения новой единицы штатного расписания.
- Получите подписи и согласования. Распределите пакет документов сотрудникам, чьи подписи и согласования необходимы для утверждения. Убедитесь, что все линейные и функциональные руководители ознакомлены с новой единицей и готовы предоставить свое согласие.
- Соберите все подписанные документы. Когда все необходимые подписи и согласования получены, соберите все документы обратно в пакет и проверьте их на полноту.
- Представьте пакет документов на утверждение. Отправьте пакет со всеми подписанными и согласованными документами тому, кто отвечает за утверждение единицы штатного расписания. Убедитесь, что пакет доставлен вовремя и до даты, указанной для утверждения.
- Дождитесь утверждения. После представления пакета документов на утверждение, дождитесь решения от тех, кто отвечает за утверждение единицы. Это может занять некоторое время, поэтому внимательно следите за статусом.
- Информируйте сотрудников. Когда новая единица штатного расписания будет утверждена, не забудьте информировать всех сотрудников, которые затронуты этим изменением. Объясните им причины создания новой единицы, ее характеристики и влияние на рабочий процесс.
Следуя этим шагам, вы успешно утвердите новую единицу штатного расписания и готовы будете внедрить ее в организацию.